Forálann an Bille um Chosaint Sonraí 2018 go mbeidh próiseáil sonraí pearsanta dlíthiúil sa chás go bhfuil próiseáil dá leithéid riachtanach chun feidhm reachtúil a chomhlíonadh ag rialálaí. Tá dualgas reachtúil ar an tSCP gníomhú mar chomhlacht lárnach measúnaithe agus roghnaithe don státseirbhís agus na nósanna imeachta atá riachtanach chun iarrthóirí oiriúnacha a earcú, a mheas agus a roghnú do cheapachán a chur i bhfeidhm, dá bhrí sin, tá próiseáil sonraí pearsanta don chuspóir seo dleathach mar a bhaineann le hAlt 6(1) den Rialachán Ginearálta um Chosaint Sonraí (RGCS) agus Alt 71 (2) (a) den Acht um Chosaint Sonraí 2018.
Tugann an Bille um Chosaint Sonraí bonn dlíthiúil maidir le "catagóirí speisialta" de shonraí pearsanta a phróiseáil chun feidhm a tugadh le nó trí achtú a chomhlíonadh. Tagann an t-eolas a bhailítear ó iarratasóirí ó "chatagóirí speisialta" de shonraí pearsanta atá leagtha amach in Airteagal 9 RGCS agus beidh siad faoi réir ag bearta níos déine atá ceaptha chun cearta bunúsacha agus saoirse ábhair sonraí a chosaint. Ar na bearta sin tá: cead ar leith ábhar na sonraí a fháil, ainm bréige a thabhairt do shonraí más féidir, agus san áireamh teorainneacha diana ama maidir le sonraí pearsanta ábhartha a scrios chomh luath agus a thagann críoch leis an bhonn dlí chun na sonraí sin a phróiseáil. Beidh próiseáil sonraí dá leithéid riachtanach, i gcomhréir agus déanta de réir na bprionsabal um chosaint sonraí agus díriú go háirithe ar shonraí a íoslaghdú. Tugtar míniú ar leith faoi na sonraí a bhailíonn an tSCP i "catagóirí speisialta" de shonraí pearsanta agus á bpróiseáil sa Chód Cleachtais um Chosaint sonraí Pearsanta atá ar fáil ag https://www.publicjobs.ie/documents/data-protection/Code-of-Practice-for-the-Protection-of-Personal-Data-in-the-Public-Appointments-Service.pdf.
Bailítear sonraí pearsanta faoi gach iarrthóir do chomórtais a reáchtálann an tSCP chun a n-iarratais a phróiseáil. Úsáideann an t-aonad earcaíochta cuí an t-eolas chun comórtas earcaíochta agus roghnaithe a reáchtáil ó am an iarratais go dtí go ndéantar an ceapachán i gcás iarrthóra a cheapfar. Bailítear an t-eolas don chuid is mó ón fhoireann iarratais. Úsáidtear an t-iarratas chun cáilitheacht a meas do chomórtas ar leith; le rogha a shocrú maidir le hionad (más ann); lena shocrú an gcomhlíonann iarrthóir na critéir gearrliostaithe (más ann); agus chun cabhrú le bord roghnaithe i gcás agallaimh/measúnaithe (má ghlaoitear an t-iarrthóir ag an staid seo). San áireamh san eolas gur gá d'iarrthóirí a thabhairt mar chuid den phróiseas iarratais tá a gcáilíochtaí agus a dtaithí ábhartha, agus samplaí de na hinniúlachtaí atá riachtanach don phost ar leith; san áireamh fosta tá a n-ainm, seoladh, sonraí teagmhála agus dáta breithe; ní thugtar an dáta breithe do bhaill den bhord roghnaithe).
Bailítear sonraí eile atá riachtanach lena dheimhniú go gcomhlíonann an t-iarrthóir riachtanais an chomórtais agus le cúlra a scrúdú ag staid imréitigh agus sannta lena chinntiú go bhfuil a duine fóirsteanach do cheapachán ó thaobh carachtar de agus go bhfuil sé/sí iomlán cumasach agus iomlán ábalta dualgais an phoist a chomhlíonadh. I measc na sonraí a bhailítear ó iarrthóirí atá faoi mheas do phost ag staid an imréitigh agus sannta tá seiceáil slándála agus/nó grinnfhiosrú an Gharda; teistiméireachtaí eile a úsáid; eolas faoi shláinte agus leigheas; deimhniú sláinte agus carachtair; cóipeanna de cháilíochtaí ábhartha; deimhniú aitheantais; foirm do chóiríocht san ionad oibre (má tá cóiríocht dá leithéid ag teastáil); ceadúnas tiomána (má tá sé riachtanach); agus tuairiscí ón Phríomhoifigeach Leighis (CMO) (má tá sé ag teastáil).
Is féidir go n-iarrfar ar iarrthóirí eolas faoi mhonatóireacht comhionannais a thabhairt go deonach; úsáidtear é seo lena chinntiú go bhfuil ár bpróisis measúnaithe cothrom do gach grúpa a thagann faoi reachtaíocht Chomhionannais agus ní phróiseáiltear é ach amháin de réir ár n-oibleagáidí chun "catagóirí speisialta" de shonraí a phróiseáil.
Ní choinníonn an tSCP sonraí ach do chúiseanna ar leith, atá dleathach agus sonraithe go soiléir. Ní phróiseálfar sonraí pearsanta ach ar shlí atá de réir na cuspóra atá luaite agus ní úsáidfear eolas a bailíodh ó iarrthóirí chun a n-iarratais a phróiseáil do chomórtas áirithe.
Déantar iniúchadh go minic ar gach eolas pearsanta a bhailítear ó gach foinse. Socraíonn seo go bhfuil cúiseanna cuí, soiléire agus dlisteanacha ann chun an t-eolas iomlán atá bailithe faoi láthair a bhailiú. Déanann ball foirne a ainmníonn an tOifigeach um Chosaint Sonraí na hiniúchtaí seo ar bhonn leanúnach. Déanann an Grúpa Bainistíochta Riosca athbhreithniú ar na torthaí agus tuairiscíonn don Bhord Bainistíochta.
Faightear agus phróiseáiltear gach sonra de réir na Rialacháin Ghinearálta um Chosaint Sonraí (RGCS) agus an Achta um Chosaint Sonraí 2018; ní lorgaítear UPSP nuair is gá chun seirbhís phoiblí a thabhairt do chustaiméir (i.e. do chúiseanna earcaíochta agus roghnaithe).
Tá eolas faoi fhianáin ar fáil i ráiteas ar leith ar leathanach Cosaint Sonraí ar publicjobs.ie atá ar fáil ag https://www.publicjobs.ie/documents/data-protection/Code-of-Practice-for-the-Protection-of-Personal-Data-in-the-Public-Appointments-Service.pdf.
Tugtar samplaí de nochtadh eolais a bhaineann go háirithe leis an tSCP sa liosta thíos:
Leagann an Sceideal Coinneála Taifead (atá ar fáil ag https://www.publicjobs.ie/documents/data-protection/Records-Retention-Schedule.pdf) amach an tréimhse coinneála go gach cuid de shonraí pearsanta a choinnítear. Lorgaíodh cead ó Stiúrthóir na Cartlainne Náisiúnta taifid leictreonacha agus fhisiceacha a scrios.
Coinnítear roinnt sonraí i dtaca le tástáil (marcanna de thástálacha) gan ainm agus coinnítear iad do thaighde, do bhailíochtú agus ar chúiseanna staidrimh. Coinnítear an chuid is lú eolais ar feadh na tréimhse is giorra agus is féidir mar atá leagtha amach in ar Sceideal Coinneála Taifead.
Is féidir go gcoinneofar taifead faoi iarrthóir a bheith páirteach i gcomórtas, do chúiseanna cartlainne.
Is féidir leat do phróifíl a cheartú am ar bith agus ba chóir duit é sin a dhéanamh chomh luath agus a athraíonn do chúinsí.
Tuigeann an tSCP a cuid dualgas mar rialaitheoir sonraí atá iomlán freagrach as agus tuigimid gur gá cúram a thabhairt do na sonraí pearsanta faoina chúram. Tá ár n-oibleagáidí leagtha amach san RGCS agus i reachtaíocht feidhmithe ábhartha agus eile in Éirinn (An tAcht um Chosaint Sonraí 2018).
Tá daoine a bhfuil a sonraí pearsanta i seilbh na SCP i dteideal iarraidh ar an tSCP agus deimhniú a fháil cé acu an bhfuil sonraí pearsanta a bhaineann leo á bpróiseáil. Más mar sinatá, tá na daoine sin i dteideal a theacht ar na sonraí pearsanta chomh maith le heolas áirithe i dtaca leis na sonraí sin a phróiseáil:
Ba chóir an t-iarratas ar shonraí a dhéanamh i scríbhinn agus ba chóir go leor eolais a thabhairt chun gur féidir an t-iarrthóir a aithint go réasúnta sásta chun gur féidir linn a dheimhniú nach bhfuil muid ag scaoileadh sonraí chuig duine atá do phearsanú. Nuair a chinntítear na critéir, beidh muid in ann tús a chur leis an obair a bhaineann le freagra a thabhairt ar d'iarratas. Déanfaidh an tSCP gach iarracht freagra a thabhairt chomh luath agus is féidir agus aon mhoill nach bhfuil riachtanach, ach murar féidir linn an obair sin a chríochnú taobh istigh de mhí cuirfimid thú ar an eolas faoi dhul chun cinn maidir le d'iarratas. Tá an Fhoirm Iarratais Rochtana Iarrthóra ar fáil ar leathanach Cosaint Sonraí publicjobs.ie ag https://www.publicjobs.ie/ga/cosaint-sonrai.
Tabharfaidh an tSCP freagra ar bith faoi shonraí ábhartha don iarrthóir i bhformáid leictreonach. Mura dteastaíonn uait freagra a fháil ar d'iarratas i ríomhphost, abair é sin linn roimh ré. Chomh luath agus a chríochnófar freagra ar d'iarratas, déanfaimid cóip iomlán den ábhar a choinneofar dár dtaifid féin. Coinneofar an taifead seo mar thagairt má tharlaíonn aon aighneas faoi ábhar nó faoin am a thóg sé freagra a thabhairt duit. Coinneofar é ar feadh 7 mbliana.
Is féidir le duine ar bith am ar bith iarratas a dhéanamh (chuig an Oifigeach um Chosaint Sonraí) aon eolas pearsanta fúthu atá i seilbh na SCP a nuashonrú nó a cheartú (má chreideann an duine go bhfuil eolas ar bith atá coinnithe mícheart/míchruinn).
i Public Service Management (Recruitment and Appointments) Act 2004 (2004 Act), Section 34